Бюджетирование: что это и с чего начать?

Стремительно пустеющий кошелек – это плохо. Еще более огорчительно, когда он становится пустым неожиданно. Часто именно так перспективный средний бизнес становится малым, а малый вовсе исчезает. А в семьях с доходом от 100 тысяч рублей никогда нет денег на крупные покупки, полноценный отдых. Предотвратить эту беду можно, если прибегнуть к системе планирования бюджетов. Кто нуждается в бюджетировании и как реализовать его, рассказываем в этой статье.

Что такое бюджетирование и кому это нужно?

Сначала разберемся с понятиями. Если кратко, то бюджет – это совокупность всех доходов и расходов «ячейки общества». А бюджетирование – процесс составления финансового плана на конкретный период, контроль его исполнения. То есть в сущности, бюджетирование – это управление деньгами. При формировании плана в учет берутся запланированные доходы, расходы, любые финансовые потоки.


Кому нужно бюджетирование? Его используют предприятия любой формы, то есть нужно оно каждому коммерческому объекту. И масштаб организации здесь не имеет значения: хоть маленькой обувной мастерской, хоть промышленному холдингу.
Но финансовое планирование важно делать и обычным гражданам. Каждый ответственный взрослый, который хочет реализовать все свои планы, превратить мечту о машине, квартире или путешествии в реальность, должен контролировать свои заработки, планировать траты.


Зачем нужно бюджетирование? Для компаний эффективное управление текущими возможностями в принципе немыслимо без планирования. Для тех, кто к бизнесу не имеет никакого отношения, это нужно, чтобы всегда достигать поставленных финансовых целей.


Беспечное «плавание без рулевого» продлится только до первого кризиса. Но грамотное бюджетирование и в «штиль» необходимо, если вы хотите действительно зарабатывать и иметь ту самую пресловутую «подушку безопасности». Ведь, как известно, деньги любят счет.

Принципы бюджетирования

Бюджетирование может проводиться по-разному, со своими особенностями. Но опираться оно будет на одни принципы:


  • Зависимость от стратегических целей. Предположим, вы хотите увеличить за 2 года прибыль вдвое. То все бюджеты, которые будут составляться на этот период, должны подчиняться этой цели.
  • Непрерывность. Нельзя сегодня планировать, а завтра передумать, поменять концепцию. Играть нужно вдолгую, работая системно, упорно. Если вы, конечно, не решили потопить свой «корабль».
  • Дальний прицел. Имеет смысл расписывать бюджеты минимум на год, еще лучше – на 3-5 лет.
  • Полнота. Бюджетирование – это не только про деньги. Важно в расчетах учитывать все составные элементы, в том числе нефинансовые. Например, количество работающих взрослых, всех, кто находится на иждивении.
  • Гибкость. Рынок часто «штормит» – ситуация меняется почти ежедневно. Поэтому необходимо распознавать предпосылки шторма до того, как он нагрянет, уметь подстраиваться, корректировать курс с наименьшими для себя потерями. Для этого лучше иметь несколько планов: стратегический (на несколько лет), годовой, текущий (на месяц, даже неделю)

Детализация. Финансовое планирование – предмет, в котором нет мелочей. Должны быть учтены все доходы, затраты, даже не превышающие 1% от выручки.

Цели, функции, правила

У скрупулезного процесса бюджетирования есть главная цель – обдумывание, правильная организация движения денежных средств. Добиться этой цели можно, если придерживаться следующих правил:
  • Планировать, или раскладывать все по полочкам. Налаженная система дает возможность планировать рост, развитие бизнеса, определять его потенциал. Например, вы продаете фреши в киоске у дома, хотите расширить франчайзинговые соглашения. Правильные расчеты помогут определить стоимость обучения новых владельцев, маркетинговые расходы, затраты на дополнительное оборудование. Или же вы хотите поехать летом в отпуск, но не на 2 недели, как обычно, а на 4. Разложив все по полочкам, вы определите, сколько денег нужно на такой отдых, наметите сроки и выберете вариант накопления. То есть планирование позволит найти оптимальные пути использования трудовых, материальных, прочих ресурсов.

  • Согласовывать работы «отделов», или придерживать коней. В семье согласование заключается в том, что все домочадцы должны быть согласны с конкретными затратами. К примеру, муж не может потратить весь бюджет из строки «развлечения» на спиннинг для рыбалки, не поговорив об этом с женой. А она не может потратить весь полугодовой бюджет из статьи «обувь, одежда» на единственную пару туфель, не спросив у мужа, что он думает об этих планах.
  • Распределять ресурсы, или нас не застать врасплох. У всех есть определенный объем капитала и активов, рассчитанных на использование в конкретном периоде. Основная роль бюджетирования – не позволять тратить этот объем «в ноль». Система предполагает откладывание некоторых ресурсов «под подушку» – они будут использованы при возникновении форс-мажоров. Например, к непредвиденным обстоятельствам относится незапланированный капитальный ремонт автомобиля или борьба с последствиями потопа.

  • Оценивать производительность, или быстрее-выше-сильнее. Система определяет финансовые «точки», по которым оценивается работа. Т.е. каждый вкладывает, сколько может, но можно стремиться на работе к премии, чтобы поднять эту «точку» повыше.

  • Оптимизировать затраты, или по канату лучше ходить со страховкой. Бюджетирование поможет вовремя остановить развитие бесперспективного направления или отложить (отменить) рискованные операции. Например, вы все тот же продавец фрешей, но решили продавать дополнительно витграсс (сок из пророщенных зерен пшеницы). А анализ квартальных расчетов показал, что его изготовление не рентабельно. Начинание было хорошим, но оно работает против вас, это означает, что идею лучше отложить в долгий ящик. Или же вы решили разнообразить досуг и добавили графу «боулинг или кружок по гончарному делу». Сходив, поняли, что это слишком дорого и не так уж и интересно. Значит, графа вычеркивается из плана.
Более подробно правила и нюансы их исполнения мы разбираем на вебинаре. Теперь сформулируем базовые функции внедрения бюджетирования:


  • Мотивация. Система устанавливает ориентиры, а с ними работается легче, лучше. Она подталкивает искать новые приемы и тактики, стремиться к улучшению результатов.

  • Создание коммуникационной, дисциплинированной среды. Во-первых, поставленные цели повышают вовлеченность всех работающих членов семьи, а значит, и производительность. Во-вторых, система устроена так, что информация движется между участниками процесса – мужем и женой, родителями и детьми – тем самым обеспечивая постоянное общение.

  • Учет финансово-экономического состояния и прогнозирование будущих финансовых событий. Так легко понять, в каком направлении вы движетесь и что будет с вашим бюджетом через год, два, пять, десять.

  • Анализ проводимой работы. Детальные разборы помогают выявить слабые стороны работы, устранить ошибки, подкорректировать планы развития.

  • Авторизация. Бюджетирование сводит к минимуму растрату. К примеру, если вам выделено, скажем, 500 руб. на расходы, значит, вы не потратите сверх этой суммы ни одного рубля.


Теперь, когда с понятиями и принципами вы разобрались, выбирайте вид системы планирования.


Запишитесь на бесплатный 4-х дневный интенсив от семьи инвесторов
Close

Виды и подходы к бюджетированию

Существует 3 основных вида бюджетирования:
  • Финансовое. В него включаются предполагаемые доходно-расходные процедуры, перемещения наличных, безнала, расчеты прибыли. Цель этой разновидности – спланировать распределение денег, не допустить дефицита бюджета.

  • Инвестиционное. Включает все, что относится к инвестированию. Например, планы по завоеванию нового рынка или сегмента, созданию новых отделов, запуску новой продукции, крупных покупок, строительству и ремонту.


  • Операционное. В отличие от финансового типа, который выражает общее состояние средств, операционное отражает контрольные «цифры» конкретных направлений. Сюда входят:

    • сметы по каждому виду работ;

    • налоговые, коммунальные, хозяйственные платежи;

    • баланс имущества и т.п.

Составление бюджета подразумевает проработку всех видов. Это история Змея Горыныча – без одной из трех голов грозный Горыныч уже не так силен. Кроме основных видов также может вестись вспомогательный расчет, например, кредитный.

Перед построением бюджетирования сначала решите, какую методику использовать. Рассмотрим их детальнее.

Выход/вход

Методика, основанная на соотношении усилий и достижений. То есть денежные поступления, «входы», определяются прогнозируемыми результатами, так называемыми «выходами». Составляется бюджетирование как будто с конца, с «выходов», а уже на их основании рассчитывается размер «входов».
Подход «минимального уровня»
Суть метода состоит в том, чтобы определить базовые, т.е. минимальные суммы для разных статей бюджета. Как правило, этих денег достаточно, чтобы поддерживать «жизнеспособность» направления.


Если этого мало, то в семье происходит разговор-запрос на повышение бюджета. Например, жене недостаточно денег, которые выделяются на одежду. Важно, чтобы она говорила с партнером об этом вдумчиво и аргументировано.
Инкрементный
Этот сложный на вид термин имеет простое значение – «приростной». Это классический метод. Предусматривает формирование бюджета будущего финансового периода на основании прошлых отчетов. Уместен инкрементный подход, если основные затраты практически не меняются. Например, при закладывании статьи расходов на коммунальные платежи или на еду.

У подхода есть недостаток: некоторые пускают дело на самотек и особо не пересматривают бюджет в конце периода, чтобы сделать «заказ» на будущий, тем самым не ищут пути для экономии.
Activity-Based
Это современный способ, основанный на стремлениях и целях, которые вы для себя устанавливаете. Например, вы хотите в конце периода получить 10 тысяч долларов дохода. На первом этапе определяются действия, необходимые для достижения цели. На втором этапе рассчитывается объем требуемых ресурсов и затраты на эти действия.
Ценовой
Эта методика направлена в первую очередь на избежание лишних расходов. При планировании ответьте на такие вопросы:


  • Зачем эти траты?

  • Принесут ли они пользу?

  • Имеет ли эта статья расходов ценность и для кого?

  • Какова стоимость товара в статике или динамике?


Затем тщательно проанализируйте ответы и формируйте бюджет.
Ценовой
Эта методика направлена в первую очередь на избежание лишних расходов. При планировании ответьте на такие вопросы:


  • Зачем эти траты?
  • Принесут ли они пользу?
  • Имеет ли эта статья расходов ценность и для кого?
  • Какова стоимость товара в статике или динамике?

Затем тщательно проанализируйте ответы и формируйте бюджет.
С нуля
Формирование этой стратегии начинается с гипотетического утверждения, что бюджеты всех требуемых статей (например, одежда, дом, огород) равны нулю. Далее происходит оценка и сортировка потенциальных расходов, инвестиций: отметаются почти все, остаются только абсолютно необходимые.

Методика трудоемкая, жесткая. Но без нее не обойтись, если есть острая необходимость до минимума сократить расходы. Например, в кризисные времена.
Автоматизация
Без автоматизации бюджетирование будет сложным и трудоемким. Важно подобрать удобную систему обработки информации и эффективно ее применять.


Выбирать программу для автоматизации легко – на рынке их множество. Вот некоторые из них:

Запишитесь на бесплатный 4-х дневный интенсив от семьи инвесторов
и узнайте, как управлять своими деньгами и зарабатывать на инвестициях без риска, опыта и технических трудностей

Внедрение бюджетирования

Projection equipment: slide projectors, presentations, overhead projectors, and computer projectors.
Система будет исправно работать, если ее будет тянуть правильный «локомотив». Во-первых, важен аналитический компонент. Тот, кто будет заниматься управлением, должен понимать методологию бюджетирования, уметь применять актуальные методики. Во-вторых, обязателен управленческий учет. То есть бесперебойная регистрация фактов хозяйственной деятельности, например, перемещения товарно-материальных ценностей, финансовых потоков. В-третьих, должна быть правильная организационная структура, т.е. планирование не на «бумаге», а на практике. В-четвертых, не обойтись без средств автоматизации процесса. Благодаря автоматизации можно десятками лет хранить «тонны» информации, оперативно обрабатывать данные, создавать отчеты.


Жесткого алгоритма организации бюджетирования не существует, у каждого он свой. Мы укажем общий порядок действий – этапы внедрения, которые подойдут для всех:
  • Определение целей. В основу документа закладываются конкретные цели бюджетирования. Например, через 5 лет накопить 5 млн рублей на покупку новой квартиры.

  • Сбор информации. Т.е составление полной картины, откуда приходят и куда уходят деньги в течение периода. Важно записать все поступления и траты, включая чашку кофе в кофейне и такси до дома.

  • Назначение исполнителей. Расчетами в семье должен заниматься самый ответственный, собранный, дисциплинированный, даже педантичный человек, чтобы ни одна копейка не прошла мимо.

  • Создание модели бюджетирования по одной из методик, о которых мы говорили выше.

  • Обучение всех людей, которые будут задействованы во внедрении.

  • Непосредственное планирование бюджета.



Когда бюджет уже утвержден, дальше работа идет по простой модели: планирование – сбор фактов – анализ отклонений от планов – корректирующие действия.


Контроль
Контроль планов – один из самых важных процессов, от него во многом зависит качество всего бюджетирования, а в конечном счете – достижение стратегических целей. Бывает контроль предварительный, текущий, заключительный. Все три вида мало чем отличаются. А суть состоит в оперативном получении информации и ее детальном анализе.
Несколько слов и о некоторых «подводных камнях» внедрения бюджетирования:
  • Не все готовы и хотят брать на себя дополнительную ответственность и обязанности. Решите проблему непосредственным участием в процессе.
  • Разные люди часто по-разному воспринимают одни и те же планы. Решается просто – конструктивной коммуникацией.
    • Не все хорошо подготовлены для анализа финансовых показателей. Здесь не обойтись без повышения квалификации.
    • Планирование требует, чтобы все работали эффективнее, это тоже не всем нравится. Чтобы производительность не падала, найдите мотивацию.

    Большая ошибка людей, которые решили взяться за финансовое планирование всерьез, – использование шаблонной схемы бюджетирования. А всех под одну гребенку причесать нельзя. Модель обязательно отражает индивидуальные бизнес-процессы и дела одной конкретной семьи.
    • Excel. В программе вы можете делать простые формы бюджетов и связывать их с помощью формул и макросов. Здесь же удобно составлять семейные бюджетные планы.
    • UPE (Universal for Performance). Универсальная программа-конструктор, в которой можно смоделировать бюджет любой сложности. Здесь вы можете создавать, проектировать, вести целые комплексы взаимосвязанных сложных приложений.
    • Bplan. Программа включает связанные таблицы – в них можно проводить разработку, контроль, мониторинг исполнения бюджетов.
    • 1С. Система инструментов для учета, анализа основных процессов: управления, отчетности, бюджетирования и т.п.
    Бюджетирование – эффективный инструмент управления деньгами. Но чтобы успешно применять его, важно знать методики построения, понимать основные этапы внедрения. Обо всех тонкостях создания системы и управления финансами вы узнаете на наших вебинарах. Здесь опытные финансисты делятся своими знаниями, лайфхаками, превращают обычных людей в «повелителей бюджетов». После встречи с нами вы с улыбкой скажете: «Бюджетирование? Так это проще простого!».
    Автор статьи
    Александр Кожевников
    получите в подарок
    инструкцию в pdf
    «Первые 5 шагов на пути
    к своему состоянию»
    еще статьи